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Los nuevos líderes deben aprender a conducir las reuniones eficientemente, para hacerlas más productivas y obtener mejores resultados.
Quién no detesta esas reuniones improductivas en las que nadie se acuerda de los puntos importantes o de quién asistió. Al sentarnos al escritorio, miramos el reloj y ya se acabó el día, se fue en reuniones eternas, poco provechosas y sin conclusiones. Como este mal aqueja a tantos empleados y jefes del país, Dinero presenta una serie de sugerencias que permiten hacer más eficiente su manejo.
Guillermo Otálora, profesor asociado de la Universidad de los Andes, PhD, en comportamiento organizacional, comenta que "es fundamental planear las reuniones para evitar improvisación y poder obtener resultados eficientes y valiosos. Las personas deben estar entrenadas para conducirlas y lograr una mejor comunicación. Los errores se presentan cuando las reglas del juego no son claras y no hay una agenda definida". Otálora también señala la importancia de hacer que la participación de todos los miembros sea respetada y que no se presente ningún tipo de discriminación por género o cargo. Para evitar este tipo de problemas, "hay que preparar a los líderes y a los que asisten al grupo. Es muy importante no asignar ningún tipo de categorías de primer y segundo nivel a los participantes. Para evitar este tipo de etiquetas, es necesario determinar quiénes deben asistir de tal manera que los cargos y su importancia en la jerarquía organizacional sea similar", comenta Otálora. Que las reuniones sean provechosas depende de todos, para ello es fundamental "tratar de que los grupos sean igualitarios, pues cuando hay gente muy fuerte en su manejo, dan una ilusión de unanimidad, pero están dominando la reunión", concluye el profesor.
El libro Developing Management Skills (Desarrollando habilidades gerenciales), escrito por David A. Whetten y Kim S. Cameron, propone una metodología enfocada hacia la optimización de las reuniones que permita hacerlas más productivas. Los autores establecen que hay cinco premisas principales para prepararse y conducir reuniones, se conocen como las 5 P: propósito, participantes, planear, participación y perspectiva.
Propósito
Es el motivo por el cual se realiza la reunión: hacer anuncios (siempre y cuando no se puedan hacer por otra vía), tomar decisiones y generar ideas. Haga la reunión, si se cumplen las siguientes condiciones:
• Es necesario compartir y conocer la información, estimular la generación de ideas.
• Hay que generar compromiso para trabajar en algún proyecto, para planearlo e implementarlo.
• Se tiene que distribuir información y obtener retroalimentación con respecto a lo que se discute.
• Resolver problemas en grupo es mejor que hacerlo individualmente.
Participantes
Para que la reunión sea más efectiva, es necesario determinar el tamaño, la composición y las habilidades de los participantes.
• Cuando hay muchas personas, se puede volver superficial e innecesaria. Y con pocas, la información se concentrará en unos cuantos y los problemas no se resolverán efectivamente.
• Con un grupo homogéneo, las decisiones se toman con mayor facilidad, en menos tiempo y con menos discusiones, pero pueden ser comunes y poco creativas. Un grupo heterogéneo conduce a críticas y roces, pero a partir de estos desacuerdos se pueden lograr soluciones novedosas.
• Hay una mayor eficiencia cuando se trabaja con una visión cooperativa vs. una competitiva, es decir, trabajar hacia una misma meta y no a lucirse individualmente.
• Hay que incluir personas que asuman las tareas y las terminen, así como personas que trabajen en que el proceso sea más llevadero.
• Se debe contar con personas que tengan habilidades específicas y genéricas. Las habilidades específicas las tienen participantes que cuentan con un conocimiento particular sobre ciertos temas. Las habilidades genéricas las tienen los conocedores de problemas, pues tienen un conocimiento previo al problema. Los proveedores de soluciones muestran creatividad y disposición para resolver los problemas. Los controladores de recursos tienen la plata y distribuyen los recursos. Los tomadores de decisiones avalan o rechazan las soluciones propuestas.
Planear
El éxito de la reunión radica en que su realización esté justificada y cuente con una agenda bien definida. Las reuniones no pueden hacerse improvisadamente.
• Dividir las reuniones en tres partes. En la primera se discuten temas más fáciles, mientras llegan todos y la gente se organiza; en la segunda parte, se trabajan en los aspectos más complicados y demandantes, y en la tercera, se suaviza el ritmo de la reunión y se finaliza.
• Enviar la información dos días antes de la reunión.
• Discutir los temas de la agenda y no aquellos que no están previamente definidos en ellas.
• Empezar a tiempo y terminar a tiempo. Definir el tiempo para tratar cada tema permite conocer la duración para poder ejecutar otras tareas después de la reunión.
• Tomar nota sobre las decisiones que se adoptan y qué acciones hay que realizar a partir de esto.
Participación
Es importante implementar métodos que involucren a todos los presentes, para esto puede:
• Presentar a los participantes. En caso de problemas es más fácil resolverlos, si todos se conocen.
• Establecer cuánta participación se espera, qué tanto se pueden desviar de la agenda original y determinar una estructura de los temas por discutir.
• Establecer cómo se tomarán las decisiones, si por el nivel de conocimiento, de envolvimiento en el tema o por mayoría.
• Usar diferentes medios para presentar la información, como diagramas, videos, diapositivas.
• Alentar e incitar la participación. Sin embargo, es fundamental controlar a quienes monopolizan la palabra o participan en exceso.PerspectivaPermite tomar distancia de la reunión para evaluar las decisiones tomadas y su éxito. Este ejercicio se puede hacer de vez en cuando, para que los asistentes a la reunión contesten las siguientes preguntas: qué mantener, qué detener y qué comenzar. Este proceso de retroalimentación se debe discutir en la próxima reunión para comentar el progreso que se ha logrado desde la última vez.
